Планирование рабочего дня

Для чего нужен тайм-менеджмент?

Не буду утверждать, что открываю истину, но рабочий день (неделю, месяц, год) планировать надо! И вот почему: на своем опыте убедился, что хорошо спланированный день бывает до трех раз эффективнее, чем неспланированный! Эффективность в бизнесе — это деньги. Так что спланированный день принесет в три раза больше, чем день без плана, без цели, без огонька.

Итак, как правильнее планировать свой день? На этот счет есть много пособий: очень хороша книга Глеба Архангельского (я даже купил ежедневник по методу Архангельского — но он так хорош, что мне жалко чиркать его ручкой), есть график Ганта, диаграмма Исикавы…Но мы пойдем куда более простым путем.

Будем использовать два простых метода: таблицу «Важные-Несрочные» и от Архангельского возьмем фишку со слонами, лягушками и гибкими задачами.

Сперва с таблицей «Важные-Несрочные»:

Для начала представим, что у вас есть некий клубо дел — их много, какие-то более важные, какие-то менее важные. Я приведу свой пример из ежедневника:

«Суд — должны выдать определение для Управляющей компании

Харис Залеев — сделать акт обследования подвала о самовольной установке ограждения

Кондиционер — насколько легальна установка кондиционера вблизи окна нашего дома?

Офтальмолог — 24 в четверг в 18-00, НЕ ЗАБЫТЬ!

Среда — прием у Маши, взять для нее карту

Выдать денег Кириллу Гаевскому за промо-акции!

В четверг и субботу работаем на выездной торговле — помыть аппараты, заехать на склад, загрузиться С ВЕЧЕРА! Кирилла предупредить, чтобы не проспал!

В ЖРП-8 подготовить образцы анкет

Инга — письма об отказе в участии в Общем собрании акционеров ЗАО

По депутатам — наиболее часто встречаемые наказы жителей? Какие? Узнать!»

С виду кажется, что полная белиберда — тут и депутаты, тут и суд, тут и ЗАО, тут и выездная торговля. Но обычно так и бывает у предпринимателя: как старший по дому я должен следить за судебным процессом со старой управляющей компанией, как член Молодежного парламента — наказы избирателей, как ИП — зарабатывать на выездной торговле. В итоге, дел много — это называется MultiTask

Чтобы не сойти сума и как-то выстроить приоритет дел, выгодно разбивать их по приоритету и срочности: Важные, Неважные, Срочные и Несрочные. Как это выглядит на таблице:

Теперь остается только разнести дела по ячейкам, чтобы понять — какие надо делать, какие можно не делать и какие вообще не надо делать. Вот как это выглядит у меня:

Как видите, когда мы делаем ранжирование всех дел по важности и срочности, нам удается отделить шелуху от истинно нужных дел, которые приближают нас к успеху. Я рекомендую периодически проделывать такую работу каждому читателю, чтобы вы не тратили свою жизнь на ненужные, неважные и тем более несрочные дела.

В тоже время, предпринимателям и руководителям эта таблица помогает понять, какие области можно отдавать на делегирование — для тренировки замов, менеджеров и новеньких работников. Замам и менеджерам можно поручать Важные, но Несрочные дела. А новички отлично потренируются на Неважных, но Срочных делах — даже если они завалят выполнение, тем не менее фирма не понесет урона, а навичок набьет руку!

Но ни в коем случае не нужно путать дела, поручая не обученному сотруднику ключевые вопросы — а именно эта таблица помогает понять, какие вопросы для нас ключевые, а какие «коллекционирование бабочек».

Лягушки и Слоны Архангельского.

В основе этой модели лежит метод Глеба Архангельского: весь день мы делим на участки — утром мы должны съесть «лягушку» (сразу по приходу на работу выполнить одно небольшое дело, которое очень не хочется делать — но надо!). Под лягушкой понимаются те дела, которые мы внутренне стараемся отложить «на потом», нам не хочется делать их, тем не менее это нужно сделать.

Отличительной особенностью таких дел является то, что после их выполнения мы чувствуем облегчение и «как будто гора с плеч!» Именно поэтому надо начинать с них свой день — пока еще свеж, пока есть силы, пока нет поводом не сделать!

«Слоны» — это массивные задания, которые нельзя выполнить быстро. Это может быть обзвон клиентской базы из 1300 человек — за день точно не сделать. Тут есть правило «от слона отрезаем по кусочку» — каждый день выделяем время на то, чтобы поступательно делать небольшой участок круного объема работы и, таким образом, приближаться к ее финалу. Слонов делают в течение дня в 1-2 присеста: до обеда обзвонил 30 человек, после обеда еще 15 человек — вот и день прошел, а на 50 человек обзванивать меньше. Планомерность, неторопливость, обстоятельность — вот что помогает выполнять такие объемные задания.

Это может быть так же написание курсовой — каждый день выделяя ей по 1 часу, мы скорее сделаем работу, нежели сев махом (обычно за 2 дня до сдачи) и пытаясь выполнить работу «с наскоку»!

Вообще же, по Глебу Архангельскому, в течение дня у нас должно быть около 60% твердых задач — то есть мы знаем, какие дела мы ТОЧНО сделаем сегодня. И еще 40% отдаем под гибкие задачи — которые можно сделать сегодня-завтра-послезавтра. Они не привязаны к какой-то конкретной дате (выдать деньги К.Гаевскому, например), но тем не менее, выполнить их надо.

При такой разбивке мы точно получим определенный результат (60% твердых задач), однако мы оставляем время на возможные гибкие задачи — которые могут быть, а могут и не быть. А может прийти начальник и сказать: «Все бросаем и срочно делаем это» — если мы заложили 40% времени под гибкие задачи, то для нас это не станет стрессом и не придется перекраивать свой график с ног на голову.

Все дела (гибкие и жесткие) на день записываем в ежедневник (плюсом — «лягушку» и «слона») и в течение дня вычеркивем выполненные задания. В коцне для испытваем массу удовольствия от того, что день прожит продуктивно!

Удачи вам и берегите свое время!

теги: планирование дня, планирование дел на день, планирование на каждый день, тайм менеджмент, график ганта